Bel ons 020-470 26 26 03 808 13 78 Klantwaardering: 8,8
Gratis annuleren & omboeken Over ons Vragen Contact Favorieten
Groepsreis geboekt? Wat is belangrijk voor de hoofdboeker?
Als hoofdboeker van een groepsreis heb je een belangrijke rol. Jij bent het centrale aanspreekpunt tussen de reisorganisatie en de deelnemers en zorgt ervoor dat iedereen goed voorbereid op reis gaat. Nadat de groepsreis is geboekt, komt er vaak nog van alles op je af: van het verzamelen van gegevens en het delen van praktische informatie tot het beantwoorden van vragen uit de groep. Denk aan zaken als betalingstermijnen, reisdocumenten, kamerindelingen en vervoersafspraken. Ook is duidelijke communicatie essentieel, zodat alle deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en wanneer actie van hen wordt verwacht. Op deze pagina lees je waar je als hoofdboeker op moet letten, welke informatie je het beste kunt communiceren naar de groep en we beantwoorden voor je alvast veelgestelde vragen over een Sporteik groepsreis. Zo houd je overzicht, voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat iedereen goed voorbereid en met een gerust gevoel op reis gaat. Sportiek heeft veel ervaring met groepsreizen. Je zult merken dat we graag met groepen meedenken, helpen en oplossingen zoeken. Eén ding is zeker: Sportiek biedt je een geweldige service en laat je niet in de steek, ook al is er een probleem dat opgelost moet worden.
Reserveren
Wanneer is mijn reis geboekt?
Zodra Sportiek je aanvraag bevestigt, is je groepsreis officieel geboekt. Met groepen spreken we vaak af dat je een aantal kamers of appartementen gratis kunt annuleren tot een datum die we samen hebben afgesproken. Dit hangt ook af van de voorwaarden van de accommodatie, die voor groepen vaak anders zijn dan de standaardvoorwaarden. Vanaf dat moment gelden de algemene voorwaarden van Sportiek plus eventuele extra afspraken die we samen hebben gemaakt.
Kan ik de reis zonder kosten annuleren?
Sportiek biedt bij alle boekingen de mogelijkheid om de reis binnen 14 dagen kosteloos te annuleren (de voorwaarden vind je hier). Dit geldt in principe ook voor groepsreizen, tenzij we bij de boeking andere voorwaarden vermelden. Het kan zijn dat de accommodatie of een van de dienstverleners bij groepen geen kosteloze annulering toestaat, dan laten we dit van tevoren weten. Ook zonder aanbetaling bestaat er een betalingsverplichting.
Gelden voor groepen afwijkende voorwaarden?
Sportiek biedt groepen, als dat kan, flexibelere voorwaarden. Vaak kun je tot een bepaalde datum een aantal appartementen gratis annuleren. Dit bespreken we bij het boeken. Het kan zijn dat de accommodatie andere voorwaarden hanteert voor groepen.
Denk bijvoorbeeld aan hogere borgsommen voor de appartementen of speciale groepsvoorwaarden die door de groep moeten worden geaccepteerd of ondertekend. Soms krijgen groepen ook andere (flexibelere) annuleringsvoorwaarden van de accommodatie.
Kosten ter plekke
Wat moet ik weten over de borg?
Als je appartementen hebt geboekt, moet je per appartement een borg betalen. Hoeveel dat is, staat op onze website (onder de prijstabel van de geboekte accommodatie). Soms vragen accommodaties voor groepen een hogere borg, dan laten we dat bij het boeken weten. De borg moet meestal met een creditcard worden betaald, waarbij meestal alleen een bedrag wordt geblokkeerd en niet afgeschreven.
Als je geen creditcard hebt, kan de borg meestal ook contant worden betaald, maar dan moeten we dit wel weten en tijdig aan de accommodatie doorgeven. Betalen met pin is zelden mogelijk. Als de appartementen schoon en netjes worden achtergelaten, krijg je de borg zonder problemen terug, soms pas een paar dagen na de reis.
Zijn er dekbedden, kussens, bedlinnen en handdoeken in het appartement?
Dekbedden/dekens en kussens zijn altijd aanwezig. Bedlinnen en handdoeken. Bedlinnen en handdoeken zijn vaak niet inbegrepen. In dat geval kun je zelf beddengoed meenemen of ter plaatse huren. De info hierover en eventueel de kosten vind je onder de prijstabel van je accommodatie. Vergeet niet om de deelnemers tijdig op deze kosten te wijzen.
Hoe wordt mijn appartement schoongemaakt?
In Oostenrijk en bij een aantal Franse accommodaties wordt de eindschoonmaak geregeld door de verhuurder. Dan zijn de kosten bij de reissom inbegrepen of moeten ze ter plaatse worden betaald. Bij de meeste Franse accommodaties moet de huurder zelf schoonmaken of kan hij ervoor kiezen om het appartement tegen betaling te laten schoonmaken. Als de huurder zelf schoonmaakt, komt de verhuurder later op de dag kijken of de accommodatie schoon is achtergelaten. Als dat niet zo is, krijg je (een deel van) de borg niet terug. Welke regels voor de geboekte accommodatie gelden, staat onder de prijstabel op onze site.
Tips & Tricks voor de hoofdboeker
Wat moet ik als hoofdboeker weten?
  • Als organisator moet je van elke deelnemer een aanbetaling vragen. Als ze later afzeggen of het resterende bedrag niet betalen, heb je in ieder geval iets in handen.
  • Maak elke deelnemer bewust van eventuele extra voorwaarden van de accommodatie. Als het erop aankomt, zal de accommodatie de hoofdboeker aansprakelijk stellen. Er mag dan geen onduidelijkheid bestaan bij de deelnemers.
  • Maak iedereen duidelijk dat er een borg moet worden betaald. Je vindt deze info onder de prijstabel van de geboekte accommodatie. Soms moeten groepen een hogere borg betalen, dan krijg je die info van tevoren.
  • Denk aan de kosten voor lege bedden als een appartement niet helemaal vol is (en als je een eigen bus voor je groep hebt, ook voor vrije plaatsen in de bus).
  • Denk aan de verplichte toeristenbelasting die ter plaatse moet worden betaald.
  • Vertel de deelnemers dat beddengoed/handdoeken moeten worden gehuurd of meegebracht. Informatie over de kosten vind je onder de prijstabel:
  • Laat elke deelnemer tekenen en maak de voorwaarden van de reisorganisator (en de accommodatie) duidelijk.
  • Zorg er altijd voor dat de deelnemers duidelijk weten dat de reisorganisator Sportiek Reizen is en niet jij of de vereniging. Dit is een belangrijk punt in het Europese reisrecht.
  • Vertel de deelnemers duidelijk dat ze het appartement op de dag van vertrek zelf moeten schoonmaken. Of ze kunnen ervoor kiezen om een eindschoonmaak te betalen (dit moet bij de receptie worden aangegeven en betaald). Info over de kosten vind je onder de prijstabel.
  • Zeg tegen de mensen dat ze het resterende bedrag op tijd moeten betalen en dat de aanbetaling vervalt als ze niet kunnen betalen (annuleringsvoorwaarden van reisorganisatie Sportiek). Dit is soms een probleem bij groepen. Als reisorganisatie moeten we het geld ook op tijd ontvangen.
  • Laat de deelnemers op tijd weten of ze skimateriaal of skilessen willen boeken. Hoe minder wijzigingen vlak voor aankomst, hoe beter voor jullie. En natuurlijk ook voor ons. Je krijgt van ons een deelnemerslijst waarop je alle extra's kunt noteren. Je kunt ook aangeven wie samen in het appartement wil verblijven.
  • Maak de deelnemers duidelijk dat ze (zelf) goed verzekerd moeten zijn. Skiën is veiliger dan je denkt, maar het blijft een sport die niet zonder risico is. Je kunt natuurlijk bij ons een verzekering afsluiten
  • Vertel de deelnemers duidelijk welke regels gelden voor de busreis. Wat mag ik meenemen en wat zijn de bagageregels? https://www.sportiek.com/busvervoer Houd er rekening mee dat we tijdens de studentenweek (meestal de laatste week van januari) ook een comfort class bus kunnen inzetten. De vraag naar bussen is in de geboekte week te groot.
Ski- en snowboardhuur
Hoe boek ik skihuur bij groepen?
Natuurlijk kunnen we voor alle deelnemers, als ze dat willen, ook goedkoop ski- en snowboardmateriaal regelen. De prijzen hangen af van de skibestemming. Je vindt de prijzen in de eerste stap van het boekingsproces bij de geboekte accommodatie. We kunnen de prijzen ook als lijst geven en we zetten ze ook in de deelnemerslijst.
Kan ik later nog skimateriaal bijboeken?
Ja, natuurlijk, bij Sportiek kun je tot een paar dagen voor vertrek nog skimateriaal bijboeken. Je kunt ons een plezier doen door meerdere wijzigingen tegelijk door te geven in plaats van één voor één.
Waar haal ik skimateriaal op?
Sportiek werkt samen met een keten met veel partnerwinkels. Daardoor is er bijna altijd wel een winkel in de buurt van je accommodatie. Natuurlijk kan het zijn dat je vooral op zondagochtend bij grote groepen even moet wachten. Daarom is het misschien handig om niet allemaal tegelijk naar de winkel te gaan.
Ski- en snowboardlessen
Kan ik een privéleraar boeken voor mijn groep?
Ja, dat kan in verschillende skigebieden. Houd er rekening mee dat privélessen duurder kunnen zijn, vooral als er niet veel deelnemers zijn. Neem gewoon even contact met ons op, dan bespreken we de mogelijkheden.
Hoe boek ik skilessen bij groepen?
Natuurlijk kunnen we voor alle deelnemers, als ze dat willen, ook ski- en snowboaardlessen regelen. De prijzen hangen af van de bestemming. Je vindt de prijzen in de eerste stap van het boekingsproces bij de geboekte accommodatie. We kunnen de prijzen ook als lijst geven en we zetten ze ook in de deelnemerslijst. Niet in alle plaatsen kunnen we ski- en snowboardlessen aanbieden. Let op: in het hoogseizoen kunnen ski- en snowboardlessen volgeboekt zijn. Daarom raden we je aan om ons zo vroeg mogelijk te laten weten dat je ski- en snowboardlessen wilt boeken. In het laag- en tussenseizoen kan het zijn dat er niet genoeg deelnemers zijn voor snowboardlessen. In dat geval zijn alleen privélessen mogelijk.
Kan ik lessen later bijboeken?
Ja, natuurlijk, bij Sportiek kun je tot 10 dagen voor vertrek nog ski- en snowboardlessen boeken. Je kunt ons een plezier doen door meerdere wijzigingen tegelijk door te geven, in plaats van één voor één. Let op: in het hoogseizoen kunnen ski- en snowboardlessen volgeboekt zijn. Daarom raden we je aan om ons zo vroeg mogelijk te laten weten dat je ski- en snowboardlessen wilt boeken. In het laag- en tussenseizoen kan het zijn dat er niet genoeg deelnemers zijn voor snowboardlessen. In dat geval zijn alleen privélessen mogelijk.